Teklif hazırlama ve takip nasıl yapılır?

Teklif hazırlama ve takip modülü, satışçının eski fiyattan teklif vermesini imkânsız kılar: her kalem geçerli tarifeden okunur, teklifin geçerlilik tarihi otomatik izlenir ve kabul edilen teklif tek adımda faturaya dönüşür. Boş bir form değil, maliyet şablonlu ve kâr marjı görünür bir teklif ekranıdır.

Kimler kullanır

Fiyat teklifi vererek satış yapan her işletme için gereklidir: kurumsal etkinlik veya organizasyon transferi satan transfer şirketleri, paket tur teklifi hazırlayan acenteler, charter teklifi çıkaran tekne işletmeleri, kurumsal kayıt teklifi hazırlayan okullar. Ortak sorun: teklif eski fiyattan çıkıyor, maliyet hesaplanmadan kâr marjı görülemiyor, kabul edilen teklif fatura kesilirken yeniden elle giriliyor.

Nasıl çalışır: fiyat kilidi, beş durumlu yaşam döngüsü, dönüşüm

Teklif kalemleri hizmet kataloğu üzerinden ilan edilmiş tarifeden okunur ve satıra donuk olarak yazılır — ilan edilmemiş bir fiyat teklife giremez. Her kalem ve toplam para birimi/kur bilgisini taşır, tüm toplamlar TL sütununda birleşir; KDV ve varsa tevkifat oranı, faturada kullanılacak kuralla aynı şekilde hesaplanır, böylece dönüştürülen faturanın rakamları teklifle birebir tutar.

Teklif taslak → gönderildi → kabul edildi / reddedildi / süresi geçti durumları arasında ilerler; geçerlilik tarihi geçen bir teklif ne kabul edilebilir ne de faturaya dönüştürülebilir. Bir revizyon yeni bir sürüm (N+1) oluşturur, önceki sürüm okunabilir kalır; kabul edilen sürüm kilitlenir ve değişmez.

Teklif kartında maliyet şablonu (yakıt, işçilik, amortisman, araç başı aylık gider) ve kâr marjı görünür — ama bu tutarlar yalnızca fiyat yetkisi olan kullanıcıya gösterilir, listede, kartta, PDF’te ve CSV’de aynı kural işler. Kabul edilen bir teklif, muhasebe modülünde tek tıkla faturaya dönüşür; teklif “dönüştürüldü” durumuna geçer ve kilitlenir.

Örnek

Örnek: Bir transfer şirketi, kurumsal bir müşterinin 3 günlük etkinliği için 3 araç × 5 gün transfer talebine teklif hazırlar. Satışçı hizmet kataloğundan araç tipini ve tarifeli fiyatı seçer; sistem yakıt ve amortisman maliyetini otomatik hesaplayıp kâr marjını gösterir. Teklif TR ve EN antetli PDF olarak müşteriye gönderilir, 7 gün geçerlilik taşır. Müşteri 5. günde kabul eder; teklif “kabul edildi” durumuna geçer ve tek tıkla faturaya dönüştürülür — kalemler yeniden yazılmaz.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Satışçı, muhasebe modülünün Teklifler alt sekmesinde yeni teklif kartı açar, müşteri kartını seçer veya oluşturur.
2. Kalemleri hizmet kataloğundan ekler; sistem geçerli tarifeyi ve KDV/tevkifat oranını otomatik doldurur, maliyet şablonuyla kâr marjını hesaplar.
3. Teklif firma antetli ve TR/EN olarak tek tıkla pdf çıktı hâline getirilir; teklif numarası firma+yıl bazında boşluksuz atanır.
4. Teklif müşteriye gönderilir; gönderim durumu (gönderildi/görüldü) kartta izlenir, geçerlilik tarihi süresi dolunca teklif otomatik “süresi geçti” olur.
5. Müşteri kabul ederse teklif “kabul edildi” durumuna geçer; ret durumunda ret sebebi zorunlu alandır.
6. Kabul edilen teklif tek tıkla faturaya dönüşür veya bağlı bir işse rezervasyon kaydı açar.
7. Bir revizyon gerekirse yeni sürüm oluşturulur; eski sürüm okunabilir kalır, kim ne zaman revize etti kaydı tutulur.

Kurumsal, sürekli tekrar eden bir iş için kabul edilen teklif sözleşmeler modülünde bir sözleşme kartına da dönüştürülebilir; fiyat kalemleri yeniden girilmeden taşınır.

Teklif göndermek için atılan e-posta, bir pazarlama iletisi değil işlemsel bir iletidir; bu nedenle toplu mesaj modülünün ticari onay kapısından geçmez — bir müşteriye kampanya izni olmasa bile, talep ettiği teklif kendisine ulaşır. Teklif numarası firma ve yıl bazında, boşluksuz ve satır kilitli olarak atanır; iki satışçı aynı anda teklif oluştursa bile numara çakışması yaşanmaz.

Liste ve toplu işlem

Teklif listesi tek tek kart açmadan da yönetilir: çoklu seçimle birden fazla teklif aynı anda PDF olarak indirilebilir veya CSV’ye aktarılabilir — satış ekibinin haftalık raporu için tek tek açıp kaydetmesi gerekmez. Kimin hangi teklifi ne zaman gönderdiği, kabul/ret oranı gibi bilgiler roller ve denetim izi modülünün ürettiği kayıttan izlenebilir. Teklif ekranı tek bir motor üzerinde çalışır: catering, tur, charter veya kurumsal kayıt gibi farklı iş türleri için ayrı bir tablo veya sektöre özel bir sütun eklenmez — teklif kalemleri aynı yapıyı, farklı hizmet tanımlarıyla kullanır.

Sık sorulan sorular

Satışçı tarifede olmayan bir fiyatla teklif verebilir mi?

Hayır. Teklif kalemleri yalnızca ilan edilmiş, geçerli tarifeden okunur; tarifede olmayan bir kalem teklife eklenemez, sistem bunu makine kodlu bir hatayla reddeder.

Süresi geçen bir teklif kabul edilebilir mi?

Hayır. Geçerlilik tarihi dolan teklif otomatik “süresi geçti” durumuna geçer; ne kabul edilebilir ne de faturaya dönüştürülebilir — yeni bir teklif hazırlanması gerekir.

Kâr marjını kim görebilir?

Yalnızca fiyat görme yetkisi olan kullanıcılar. Yetkisi olmayan bir kullanıcı için maliyet ve kâr marjı sütunları listede, kartta, PDF’te ve CSV’de tamamen gizlenir, sıfır olarak da görünmez.

Kabul edilen teklif faturaya nasıl geçer?

Tek tıkla: kalemler, KDV/tevkifat oranı ve tutarlar yeniden girilmeden muhasebe modülünde bir faturaya dönüşür, teklif “dönüştürüldü” olarak kilitlenir.

Farklı sektörler için ayrı teklif şablonu mu gerekir?

Hayır. Tek bir teklif motoru; catering/etkinlik, tur, charter veya kurumsal kayıt gibi farklı işler aynı ekranda, sektöre özel bir sütun eklenmeden kalemler üzerinden yürür. Teklifin bağlandığı diğer modülleri modüller rehberimizde görebilir, hangi kapsamın işletmenize uygun olduğunu fiyatlandırma sayfasından karşılaştırabilir, iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.