İş akışı otomasyonu nasıl kurulur?

İş akışı otomasyonu modülü, tekrar eden hatırlatma ve uyarı işlerini boş bir kural motoruna değil, hazır şablonlara bağlar: T-1 hatırlatma, no-show sayacı, belge süresi uyarısı, tahsilat gecikmesi. Bir kural yalnızca eşik ve alıcı girilerek dakikalar içinde çalışır hâle gelir; serbest metin formül alanı yoktur.

Kimler kullanır

Aynı hatırlatmayı, aynı uyarıyı her gün elle tekrarlamak istemeyen her işletme: rezervasyon hatırlatması gönderen oteller ve restoranlar, belge süresi takibi yapan filo sahipleri, tahsilat gecikmesini erken görmek isteyen muhasebe ekipleri, no-show oranını düşürmek isteyen randevu işletmeleri.

Nasıl çalışır: dört kanonik şablon, kod düzeyinde kapı, görünür durum

Dört hazır şablon tek tıkla kurulur: sefer/randevu öncesi T-1 hatırlatma, tekrar eden no-show’u işaretleyen sayaç, süresi yaklaşan/geçen belge uyarısı, gecikmiş tahsilatı işaretleyen kural. Her kural yalnızca firmaya özel eşik ve alıcı istiyor — gün/adet/tutar birimi firmanın kendi verisidir ve deploy gerektirmeden değiştirilebilir.

Bir mesaj eylemi, toplu mesaj modülünün gönderim kapısından ve izin defterinden geçer; otomasyon kendi başına ikinci bir gönderim yolu açmaz. Onaysız bir alıcıya ticari gönderim kod düzeyinde engellenir, uyarıyla değil; her mesaj eylemi işlemsel/ticari sınıflandırmasını zorunlu taşır, çünkü okul devamsızlık bildirimi gibi göndermeniz gereken bir mesajın pazarlama onay kapısına takılmaması gerekir.

Hiçbir çalışma iyimser görünmez: bir eylem yalnızca taşıma katmanı onayladıktan sonra “gönderildi” olur, “kuyrukta” ve “hata” ayrı ve görünür durumlardır. Her çalışma; zaman damgası, kural sürümü, alıcı ve sonucu ile kanıt olarak kaydedilir ve dışa aktarılır — bu kanıt bir denetimde gösterilecek belgedir. Kapalı bir modüle bağlı bir kural (örnek: filo kapalıyken belge kuralı) sessizce çalışmaz, panelde “pasif” ve nedeniyle birlikte görünür.

Örnek

Örnek: Bir randevu işletmesi, “3 kez habersiz gelmeyen müşteriye otomatik uyarı” kuralını kurar: eşik 3, dönem 90 gün, eylem müşteri kartına not düşme ve ilgili personele görev açma. Bir randevuya art arda 3. kez gelmeyen bir müşteri işaretlendiğinde kural tetiklenir; sistem doğrudan bir karar almaz, ilgili personele bir görev açar — otomatik bir kararla müşteri kartını kapatmaz. Aynı işletme, belge süresi uyarısını da kurar: bir aracın sigortası 15 gün içinde dolacaksa panelde uyarı belirir.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Yetkili kullanıcı, panelin Ayarlar rayında dört hazır şablondan birini seçer (T-1 hatırlatma, no-show sayacı, belge süresi, tahsilat gecikmesi).
2. Eşik ve alıcı bilgisini kendi birimiyle girer (gün/adet/tutar); serbest metin formül gerekmez, kural altı tıkta aktif olur.
3. Mesaj eylemi seçildiyse işlemsel/ticari sınıflandırması zorunlu alan olarak doldurulur; gönderim toplu mesaj modülünün kapısından geçer.
4. Tahsilat gecikmesi kuralı, tutarı kendi toplamayıp muhasebe modülünün vade/bakiye yüzeyinden okur.
5. Belge süresi kuralı belge takibi modülündeki eşik işine bağlanır; belge yenilenince kural kendiliğinden sakinleşir.
6. Bir kural çalıştığında sonuç ilgili kayıt üzerinde (sefer kartı, müşteri kartı) görünür — yalnızca otomasyon ekranında gizli kalmaz.
7. Çalışma geçmişi kanıt olarak raporlar modülünden dönem bazlı dışa aktarılır.

Tahsilat gecikmesi kuralı, gecikmiş tutarı kendi başına toplamaz; muhasebe modülünün vade ve bakiye yüzeyini okur — muhasebe modülü kapalıysa bu kural da sessizce sıfır göstermek yerine “pasif” olarak işaretlenir. Bir kural şablonu, yalnızca eşik ve alıcı girilerek altı tıkta aktif kurala dönüşür; serbest metin formül alanı olmadığı için randevu ve kafe gibi sektörlerdeki “öğrenmesi günler süren arayüz” şikâyeti bu modülde karşılığını bulmaz.

Amaç sınırlaması ve kayıt üzerinde iz

Otomasyon, bir amaçla toplanan veriyi başka bir kitleye taşıyan bir köprü olarak kullanılamaz: bir modüle özel toplanmış müşteri verisi, o modülün kapsamı dışında bir toplu gönderime kaynak olamaz — bu kısıt kural kurulumunda modül sınırları üzerinden çalışır. Bir kuralın çalışma geçmişi yalnızca otomasyon ekranında değil, tetiklendiği kaydın kendisinde de görünür: bir sefer kartını veya müşteri kartını açtığınızda, o kayıt üzerinde hangi otomasyonların ne zaman çalıştığını görürsünüz. Bu, “otomatik bildirim gönderdim dedim ama aslında dosya üretmişim” gibi bir belirsizliğin önüne geçer.

Sık sorulan sorular

Serbest formülle kendi kuralımı yazabilir miyim?

Hayır, tasarım gereği değil. Dört hazır şablon üzerinden eşik ve alıcı girilerek kural kurulur; bu, randevu sektöründeki “kurulumu 3 günden uzun süren arayüz” şikâyetini önlemek için bilinçli bir sınırlamadır.

Onaysız bir alıcıya otomasyon üzerinden mesaj gidebilir mi?

Hayır. Mesaj eylemleri toplu mesaj modülünün izin kapısından geçer; onaysız alıcıya gönderim kod düzeyinde engellenir, otomasyon ikinci bir gönderim yolu açmaz.

Otomasyonu kapatırsam diğer modüller etkilenir mi?

Hayır. Modül bağımsız kapatılabilir; kapatıldığında yalnızca otomatik tetikleyiciler durur, diğer modüllerin akışı değişmez.

Kapalı bir modüle bağlı kural ne olur?

Sessizce hiç çalışmaz görünmek yerine panelde açıkça “pasif” olarak, nedeniyle birlikte görünür — örnek: filo modülü kapalıyken belge süresi kuralı pasif işaretlenir.

Otomatik bir kural doğrudan bir kararı (örnek: hesap kapatma) uygulayabilir mi?

Hayır. Kişisel veriye dokunan olumsuz bir sonuç doğrudan uygulanmaz; kural bunun yerine ilgili bir kişiye görev açar. Modülün tüm bağlantılarını modüller rehberimizde görebilir, iletişim sayfasından ekibimize ulaşabilirsiniz.